ecoDMS Archivlösung

ecoDMS – Scannen, archivieren, verwalten

Archivieren Sie Ihre BüroWARE/WEBWARE Belege per Knopfdruck oder automatisiert in ecoDMS!

ecoDMS überzeugt mit einem sensationellen Leistungsumfang

ecoDMS zählt definitiv zu den modernsten und schnellsten Dokumenten-​Management-​Systemen im deutschsprachigem Raum. Das Archivsystem hebt sich vor allem durch den günstigen Verkaufspreis von 49 Euro und durch die benutzerfreundliche Oberfläche aus der Masse hervor. Einige tausend Firmen- und Privatnutzer haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz. Das Dokumentenmanagementsystem ist schnell installiert und benutzerfreundlich aufgebaut. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich. Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht der ecoDMS Funktionen:

Automatische Erkennung von Dokumenten
Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die über den Designer erstellten Klassifizierungs– & Barcodevorlagen ermöglichen somit eine automatische Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten. Die Einrichtung und Erkennung erfolgt auf Basis von Formularen, Schlagwörtern und/​oder Barcodes aus zuvor hinterlegten Klassifizierungsvorlagen.

Dieses Verfahren sorgt für noch mehr Geschwindigkeit, Effizienz und Sicherheit bei der Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Hierzu sind keine unnötigen, komplizierten Eingriffe auf den Server nötig. Jeder kann die dazugehörigen Einstellungen direkt über den Vorlagen Designer des Dokumentenmanagementsystems erfassen.

Benutzer und Gruppen
Um einen sicheren Zugriff auf das System und die darin enthaltenen Dokumente und Ordner zu gewährleisten, können für jeden Benutzer Zugangsdaten mit entsprechenden Zugriffsrechten vergeben werden. Bei der Erstellung und Verwendung von Benutzern und Gruppen verwendet ecoDMS ein „Rollensystem“. Über die Benutzer- und Gruppenverwaltung können die Rollen angelegt und verwaltet werden.

Active Directory / LDAP
Optional können die Benutzer auch aus Active Directory und LDAP mit ecoDMS verknüpft werden. Die Kombination aus Active Directory, LDAP und ecoDMS ermöglicht eine komfortable und einheitliche Verwaltung der ecoDMS und LDAP-User. Die für ecoDMS notwendigen Systemberechtigungen für Benutzer können über den LDAP-Anschluss zentral verwaltet werden. Mittels der LDAP-Funktionen findet die Kommunikation zwischen ecoDMS und LDAP statt, so dass zum Beispiel eine Anmeldung am Server und die Übertragung der Benutzerdaten möglich ist.

Bilder und Fotos speichern
Neben den gängigen Geschäftsdokumenten kann das Archiv unter anderem auch zum Speichern von Bilddateien verwendet werden. Legen Sie Ihre Erinnerungen in Form von Bildern und Fotos sicher im ecoDMS Archiv ab. Egal ob Fotos vom Urlaub, der Hochzeit, von Ausflügen, der Kinderkommunion oder auch vom letzten Geburtstag. Einfach alle Fotos können in ecoDMS bequem abgelegt und gespeichert werden.

Vorschau in ecoDMS
JPGs, PNGs und TIFF-Dateien werden mit der Archivierung automatisch im Hintergrund als PDF/A-Datei umgewandelt und können direkt im ecoDMS Vorschaufenster angesehen werden.

Connection Manager / Anmeldung & Verbindung
Die Architektur der Software ist so aufgebaut, dass beliebig viele Anwender (abhängig von der Lizenz) zugleich mit dem System arbeiten und auf die Dokumente zugreifen können. Als Client-Server-System ist der ecoDMS Server die Grundlage des gesamten Systems. Hier werden unter anderem alle Daten und Informationen sicher in einer „postgreSQL-Datenbank“ gespeichert. Der „Connection Manager“ stellt die Verbindung zum ecoDMS Server her. Eine mandantenfähige, gleichzeitige Verbindung zu verschiedenen ecoDMS Servern-, Datenbanken und Benutzern ist über den „Connection Manager“ möglich.

Benutzer- und Gruppenverwaltung
Die notwendigen Benutzerdaten werden schnell, sicher und einfach über die Benutzer- und Gruppenverwaltung in ecoDMS angelegt und verwaltet.

Datenbank postgreSQL
Die Dokumente liegen sicher beim Kunden in einer Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar“ auf dem Filesystem!

Als Datenbank verwenden wir die plattformunabhängige postgreSQL-Komponente. Ein weiterer großer Vorteil von postgreSQL ist das nahezu grenzenlose Datenvolumen. Im Gegensatz zu den meisten anderen Datenbanken ist das Datenbankvolumen von postgeSQL unbegrenzt. Da es sich bei postgreSQL um eine freie Software-Komponente handelt, entstehen dem Kunden für die Nutzung dieser Datenbank keinerlei Zusatzkosten. Dies ist auch ein wesentliches Merkmal unserer ecoDMS Software. Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Lage des Datenbankverzeichnisses. Dieses befindet sich grundsätzlich auf einer lokalen Festplatte! Netz– oder NAS-Laufwerke (Share-Verzeichnisse) werden nicht unterstützt, da diese oftmals nicht den technischen Voraussetzungen einer professionellen Client-Server-Lösung entsprechen. Die Installation von postgreSQL kann direkt und automatisch über das Installationstool von ecoDMS erfolgen.

Datensicherung- und Wiederherstellung

OneClick Backup
ecoDMS beinhaltet eine eigene Benutzeroberfläche zur manuellen Durchführung einer Datensicherung und Wiederherstellung. Die ecoDMS-Daten können benutzerfreundlich und einfach gesichert werden. Hierbei wird die gesamte ecoDMS Datenbank inkl. aller Dokumente, Strukturen, Einstellungen, Benutzer, Attribute etc. als ZIP-Datei mit einem Mausklick gesichert.

Konsolen Programme
ecoDMS beinhaltet außerdem eigene Konsolen Programme / Skripte. Diese können z.B. für automatische, zeitgesteuerte Backups verwendet werden.

Benutzerdefinierte Lösungen
Die Sicherung kann auch über Skripte, manuell oder über eigene Tools durchgeführt werden.

Archivierte Dokumente direkt aus ecoDMS ausdrucken
Der ecoDMS Client verfügt über eine Druckfunktion. Diese ermöglicht das Drucken von ausgewählten Dokumenten direkt aus ecoDMS heraus. Die Dokumente müssen hierfür lediglich druckbare Dateien sein und auf dem jeweiligen Rechner müssen die notwendigen Programme zum Öffnen der entsprechenden Dateien vorhanden sein.

E-Mail Archivierung

Handelsbrief ist Handelsbrief. Egal ob elektronisch oder auf dem Papier. Aus diesem Grund verlangt der Gesetzgeber seit dem 1. Januar 2006 eine bis zu 10 Jahre lange revisionssichere, elektronische Archivierung von E-Mails.

Outlook & Thunderbird
Die Vollversion beinhaltet Plug-ins für Outlook und Thunderbird, die eine direkte Mailarchivierung aus den genannten Anwendungen ermöglichen. Die E-Mails werden vollständig von ecoDMS im Standardformat EML und zusätzlich im revisionssicheren Langzeitarchivierungsformat PDF/A archiviert. Das garantiert eine dauerhafte Nutzbarkeit.

Andere E-Mail Clients
Darüber hinaus ist die Archivierung aus anderen Mailprogrammen über einen PDF/A Drucker ebenfalls möglich. Über die herkömmliche Druckfunktion der Mail-Software wird die E-Mail in diesem Fall von ecoDMS als PDF/A Dokument abgelegt.

E-Mails direkt aus ecoDMS versenden
Archivierte Dokumente können bei Bedarf schnell und einfach aus ecoDMS via E-Mail versendet werden. Hierzu müssen lediglich die gewünschten Dokumente über die Suchfunktionen aufgerufen und über den Versenden-Button als E-Mailanhang hinzugefügt werden.

Einstellungen / ecoDMS individuell einrichten
Über den Einstellungsdialog in ecoDMS können die notwendigen Konfigurationen zur Einrichtung des Dokumenten-Management-Systems vorgenommen werden. ecoDMS kann exakt auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Über den leicht zu bedienenden und flexiblen Einstellungsdialog lassen sich die gewünschten Strukturen schnell abbilden. Ob passende Dokumentenarten mit festgelegten Aufbewahrungsfristen oder eigene Ordnerstrukturen und –Berechtigungen, ecoDMS lässt keine Wünsche offen.

Datenexport & Offline Client
Mit dem Daten Export können ausgewählte Dokumente und deren Klassifizierungsattribute aus dem Dokumenten Management System ecoDMS exportiert und auf einem beliebigen Datenträger gespeichert werden. Anschließend können die Dokumente mit dem mitgelieferten Offline Reader über die gängigen ecoDMS-Suchfunktionen wiedergefunden und angezeigt werden.

Einfacher Export
Ausgewählte Dokumente können außerdem auch ohne die dazugehörigen Attribute exportiert werden.

Historie für Benutzeraktionen und Klassifizierungsschritte
Für jedes Dokument wird eine eigene Dokumenten-Historie hinterlegt. Darin werden jegliche Änderungen innerhalb der Klassifizierung eines Dokumentes revisionssicher dokumentiert. Um den Datenschutz zu gewährleisten ist diese Funktion nur mit entsprechender Berechtigung für die Benutzer sichtbar.

Metadaten vergeben
Die „Klassifizierung“ ist eine Art „Bindeglied“ zwischen Dokument und Archiv. Hier können für jede archivierte Datei unter anderem der virtuelle Zielordner in ecoDMS, die Dokumentenart, der Status, die Zuständigkeiten und viele weitere Informationen (Metadaten) erfasst werden. Durch die Vergabe dieser Details können die Dokumente übersichtlich und detailliert abgelegt werden und sind –alternativ und/oder ergänzend zur „Volltextsuche“– schnell wieder auffindbar.

Zuständigkeiten definieren
Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten. So bleibt

Linkfunktion / Dokumenten- und Ordnerlinks
Die Linkfunktion ermöglicht das Versenden und Kopieren von Dokumenten- und Ordnerlinks. Mit nur einem Mausklick können diese Links sicher an andere ecoDMS-Benutzer versendet werden. Der Empfänger kann dann direkt über den Link auf das Dokument und/oder den Ordner in ecoDMS zugreifen.

Externer Zugriff
Über diese Funktion können Sie ecoDMS Dokumente und Ordner auch aus anderen Programmen öffnen. Wenn der Link in einem beliebigen Programm platziert wird, kann aus dem entsprechenden Programm heraus mit einem Mausklick auf das Dokument / den Ordner in ecoDMS direkt zugegriffen werden. Das Programm muss allerdings Links öffnen können. Voraussetzung zum Öffnen des Links ist ein Zugriff auf das Dokumenten Management System ecoDMS bzw. auf den ecoDMS-Server und eine Zugriffsberechtigung auf das Dokument innerhalb der Klassifizierung.

Papierkorb
Dokumente können in den Papierkorb verschoben und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (falls hinterlegt) aus dem Archiv gelöscht werden. Dabei wendet ecoDMS ein revisionskonformes Verfahren an. Über die Funktion „Papierkorb“ können nicht mehr benötigte Dokumente aus der Standardansicht entfernt werden. Dabei werden die Dateien nicht gelöscht, sondern lediglich in einem virtuellen Papierkorb abgelegt.

Unwiderruflich & revisionssicher löschen
Um Dokumente auch aus dem Papierkorb zu entfernen, verfügt ecoDMS über eine Löschfunktion, die ausgewählte Dokumente unwiderruflich (nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist) aus dem ecoDMS-​Archiv löschen kann und dann ein revisionskonformes Löschprotokoll zur entsprechenden DocID hinterlegt.

Apps für Smartphones & Tablets

Mobiler Dienst
Mit der ecoDMS App können die archivierten Dokumente vom Smartphone oder Tablet aus gesucht (Volltextsuche), abgerufen, angesehen (Vorschau für PDFs), heruntergeladen und archiviert (nur Android) werden. Den Zugriff ermöglicht der Mobile Dienst von ecoDMS.

Lizenz geschenkt
Pro erworbener Lizenz „schenken“ wir unseren Usern eine Aktivierung über die ecoDMS Mobile App. Somit kann mit einer Lizenz 1 mobiles Gerät -parallel zu einer Verbindung über den Connection Manager- aktiviert sein.

Kommunikation
Informationen zur Kommunikation und Technik des Mobilen Dienstes von ecoDMS entnehmen Sie bitte der ecoDMS Wissensdatenbank auf dieser Webseite.

Musik speichern / Beliebige Musikformate archivieren
Neben den gängigen Geschäftsdokumenten kann das Archiv unter anderem auch zum Speichern von Musikdateien verwendet werden. Legen Sie Ihre Musiktitel (z.B. MP3, WAVE…) in ecoDMS ab.

Volltextsuche
Die in den Musikdateien hinterlegten Metadaten wie zum Beispiel „Titel“, „Interpret“ oder „Album“ werden von der OCR volltextindiziert, so dass die Musikstücke über die Volltextsuche in ecoDMS blitzschnell wiedergefunden werden können.

Öffnen
Die Datei kann mit einem Doppelklick (auf die DocID) direkt aus ecoDMS heraus geöffnet werden und wird dann im Standard-Musik-Programm Ihres Rechners abgespielt.

OCR & Volltextindizierung

Automatische Texterkennung
Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente – auch auf die eingescannten Dateien – eine OCR an. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Auch die Dokumentensuche ist Dank der integrierten OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben. Die OCR Funktionalität ist fest in ecoDMS eingebaut.

Lesbare PDF/A’s
Darüber hinaus wandelt ecoDMS nicht lesbare Daten wie z.B. nicht lesbare PDFs, JPGs, PNGs und TIFFs automatisch in lesbare PDF/A Dateien um, sodass evtl. enthaltene Texte aus diesen Dateien ebenfalls bei der Volltextsuche mit einbezogen werden können. Insgesamt ist die Liste der von der OCR erkannten Formate über 200 Einträge lang.

Dokumentensuche so einfach wie googeln

Volltextsuche

Lesbare Dateien, die Klassifizierungsattribute und Metadaten werden automatisch von ecoDMS volltextindiziert. Die Volltextsuche ermöglicht einen Suchvorgang über die Inhalte der Dokumente und deren Klassifizierungsattribute. Die Suche ist so einfach wie googeln.

Erweiterte Suche
Über die „Erweiterte Suche“ können verschiedene Suchkriterien wie z.B. Status, Datum, Dokumentenart, Volltext usw. miteinander verknüpft werden. So kann der Benutzer beispielsweise gleichzeitig nach verschiedenen Klassifizierungsattributen und nach Volltextbegriffen suchen.

Filtervorlagen
Bei Bedarf können die Suchanfragen in Form von Filtervorlagen gespeichert werden.

Zugriff aufs Archiv über den Browser
Über die Weboberfläche ist ein Zugriff auf die Dokumente von verschiedensten Internetbrowsern aus möglich. Optisch ähnelt diese Oberfläche dem Desktop Client von ecoDMS. Zur Verwendung der Web Oberfläche muss der ecoDMS Web Dienst vom Administrator im Einstellungsdialog gestartet werden. Der Webclient ermöglicht lesenden und schreibenden Zugriff auf das Archiv und verfügt über die gängigen ecoDMS Funktionen wie z.B. Archivieren und Klassifizieren.